DOKUMEN TENDER
Antara kandungan yang patut ada di dalam sesuatu dokumen tender adalah:
Arahan kepada penender
Spesifikasi-spesifikasi
Borang-borang tender
Surat Setujuterima
Syarat-syarat tender
Terma-terma kontrak
Bills of Quantities/Ringkasan tender
Jadual Kadar Harga
Lukisan teknikal serta pelan
Cadangan-cadangan pemindahan teknologi
Prestasi/Track record
Profail/Kedudukan kewangan petender
Perkara-perkara lain yang berkaitan
SPP Bil. 2/1995
Klausa utama yang perlu dimasukkan di dalam dokumen tender kerja
Agensi-agensi dimestikan untuk menggunakanborang JKR Siri 203 (Pin. 10/83) untuk tender kerja. Penggunaan borang JKR Siri 203 hanya dikecualikan bagi projek-projek yang dilaksanakan secara Turnkey, B.O.T., Cost Plus, Privatised atau projek-projek yang dibiayai oleh peruntukan asing jika pemakaian borang JKR Siri 203 ini tidak dipersetujui.
Bagi projek seperti yang tidak menggunakan borang JKR Siri 203, perkara-perkara berikut hendaklah dinyatakan di dalam dokumen tender, jika berkenaan:-
tempoh sahlaku tender
larangan publisiti
jadual pelaksanaan kerja
tempoh siap kerja
kelewatan dan lanjutan masa
gantirugi yang ditentukan dan ditetapkan
penamatan kontrak
insurans kerja
arahan perubahan
terma pembayaran
tempoh tanggungan kecacatan/waranti
timbang tara, dan
terma-terma lain yang perlu bagi menjaga kepentingan Kerajaan.
SPP Bil. 2/1995
Had Kewangan (Kos Kerja) Bagi Kontraktor Kerja Awam
(Pindaan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 14 Tahun 2002)
Kelas A - Melebihi RM 10,000,000
Kelas B - RM 5,000,001 hingga RM 10,000,000
Kelas C - RM 2,000,001 hingga RM 5,000,000
Kelas D - RM 500,001 hingga RM 2,000,000
Kelas E - RM 200,001 hingga RM 500,000
Kelas F - Sehingga RM 200,000
Penyediaan Dokumen Kontrak
3.1 Format kulit dokumen kontrak hendaklah seragam dan menggunakan warna korporat JKR.
3.2 Kandungan Dokumen kontrak hendaklah mengikut susunan seperti berikut:
(a) Kontrak berasaskan Senarai Kuantiti:
(i) Perkara-perkara Perjanjian dan Syarat-syarat Kontrak dan lampiran yang disertakan (JKR 203A), addenda-addenda serta Peruntukan Khas Kepada Syarat-Syarat Kontrak tersebut.
(ii) Borang Tender (JKR 203B)
(iii) Surat Setujuterima Tender (JKR 203D)
(iv) Sebarang dokumen yang memberi kesan ke atas kontrak serta persetujuan kontraktor terhadap pindaan tersebut.
(v) Spesifikasi dan addenda
(vi) Senarai Kuantiti
(vii) Lukisan
(b) Kontrak berasaskan Lukisan dan Spesifikasi:
(i) Perkara-perkara Perjanjian dan Syarat-syarat Kontrak dan lampiran yang disertakan (JKR 203), addenda-addenda serta Peruntukan Khas Kepada Syarat-Syarat Kontrak tersebut.
(ii) Borang Tender (JKR 203C)
(iii) Surat Setujuterima Tender (JKR 203D)
- Sebarang dokumen yang memberi kesan ke atas kontrak serta persetujuan kontraktor terhadap pindaan tersebut.
(v) Spesifikasi dan addenda
(vi) Ringkasan Tender
(vii) Jadual Kadar Harga
(viii) Lukisan
3.3 Cadangan Alternatif Kontraktor
Sekiranya cadangan alternatif yang dikemukakan oleh Kontraktor diterima, dokumen mengenai cadangan tersebut mestilah digabungkan dengan dokumen yang berkenaan dalam Dokumen Kontrak. Pembatalan mana-mana bahagian dalam Dokumen Kontrak hendaklah ditandakan dengan jelas.
3.4 Secara amnya Dokumen Kontrak hendaklah mengandungi dokumen-dokumen yang sama dengan Dokumen Tender dan Dokumen Meja Tender. Segala pindaan yang telah dibuat dalam Dokumen Tender yang diserahkan kepada pentender dan/atau Dokumen Meja Tender, mestilah dimasukkan dalam Dokumen Kontrak. Sebarang pindaan ke atas maklumat yang tercatat dalam Dokumen Kontrak mestilah ditandatangani oleh kedua-dua pihak iaitu Kontraktor dan pegawai yang menyediakannya.
3.5 Pelarasan Harga
Pegawai yang menyediakan dokumen kontrak hendaklah mengambil tindakan seperti berikut:
(a) Kesalahan perkiraan dalam Senarai Kuantiti atau Ringkasan Tender mestilah diperbetulkan.
- Harga dan kadar harga dalam Senarai Kuantiti hendaklah diselaraskan agar jumlah harga setiap elemen/komponen atau butiran dalam Ringkasan Harga adalah mengikut peratuspengagihan yang telah dipersetujui oleh kontraktor di peringkat tender.Surat Arahan KPKR bil. (83)dlm.JKR:KPKR.020.050/03 Jld.1 Klt.5 bertarikh 17.12.2003.
(c) Bagi Kontrak berasaskan Senarai Kuantiti, kadar harga dan harga-harga dalam Senarai Kuantiti juga mesti disemak dan diselaraskan untuk mempastikan keseragaman kadar harga.
- Bagi kontrak berasaskan lukisan dan spesifikasi, harga-harga dalam Ringkasan Tender perlu diselaraskan mengikut peratus pengagihan harga yang telah dipersetujui oleh kontraktor di peringkat tender. Pelarasan peratusan untuk kadar harga atau kadar harga pindaan dalam Jadual Kadar Harga mestilah juga disemak dengan teliti dan diselaraskan untuk mempastikan kemunasabahannya.
BORANG JKR 203
PERKARA-PERKARA PERJANJIAN
Dokumen-dokumen berikut hendaklah disifatkan menjadi dan dibaca dan ditafsirkan sebagai sebahagian daripada Kontrak ini, iaitu:
(a) Perkara-Perkara Perjanjian;
(b) Borang Tender;
(c) Surat Setujuterima Tender;
(d) Syarat-Syarat Kontrak dan Lampiran Tambahan kepada;
(e) Peruntukan-Peruntukan Khas kepada Syarat-Syarat Kontrak untuk:
(i) …………………………………………………………………
(ii) …………………………………………………………………
(iii) …………………………………………………………………
(f) Pelan-Pelan Kontrak;
(g) Senarai Kuantiti;
(h) Spesifikasi;
(i) Arahan Perbendaharaan sebagaimana dinyatakan dalam Lampiran kepada Syarat-Syarat Kontrak.
SYARAT-SYARAT KONTRAK
1. TAKRIF DAN TAFSIRAN
(a) Dalam Kontrak ini (sebagaimana kemudian dari ini ditakrifkan) perkataan-perkataan dan ungkapan-ungkapan berikut hendaklah mempunyai erti sebagai- mana ditetapkan kepadanya kecuali jika konteksnya menghendaki makna yang lain:
(i) “Kontrak” atau “Dokumen Kontrak” ertinya dokumen-dokumen yang menjadi tender dan setujuterima tender itu termasuk:
- Perkara-Perkara Perjanjian
- Borang Tender
- Surat Setujuterima Tender
- Syarat-Syarat Kontrak dan Lampiran Tambahan
kepadanya
- Peruntukan-Peruntukan Khas kepada Syarat-
Syarat Kontrak untuk:
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
- Pelan-Pelan Kontrak
- Senarai Kuantiti
- Spesifikasi
- Arahan Perbendaharaan sebagaimana dinyatakan
dalam Lampiran kepada Syarat-Syarat Kontrak
(ii) “Kerja” ertinya kerja yang dinyatakan dalam Dokumen Kontrak dan termasuk semua atau mana-mana bahagian daripada kerja, bahan dan barang di mana jua ianya di kilang atau disediakan yang akan digunakan dalam melaksanakan Kontrak ini dan sama ada ianya berada di atas Tapak Bina itu atau tidak.
5. ARAHAN P.P.
(a) P.P. boleh, menurut budi bicaranya yang mutlak, dan dari semasa ke semasa, mengeluarkan pelan-pelan, butir-butir, dan/atau arahan-arahan bertulis selanjutnya (yang kesemuanya sekali kemudian dari ini disebut “arahan P.P.”) berkenaan dengan:
(i) perubahan sebagaimana disebutkan dalam Fasal 24 Syarat-Syarat ini;
(ii) apa-apa percanggahan dalam atau antara Dokumen-Dokumen Kontrak sebagaimana disebutkan dalam Fasal 8(b) Syarat-Syarat ini;
(iii) pengalihan dari Tapak Bina apa-apa bahan atau barang yang telah dibawa ke atasnya oleh Kontraktor dan penggantiannya dengan apa-apa bahan atau barang lain;
(iv) penghapusan dan/atau perlaksanaan semula apa-apa kerja yang telah dilaksanakan oleh Kontraktor;
(v) pembuangan kerja mana-mana orang daripada Kerja yang tersebut dalam Fasal 22 Syarat-Syarat ini yang telah diambil bekerja di situ;
(vi) pendedahan untuk diperiksa apa-apa kerja yang tertutup;
(vii) pemindaan dan pembaikan apa-apa jua kecacatan di bawah Fasal 45;
(viii) apa-apa perkara yang perlu dan bersampingan dengan perlaksanaan dan penyiapan Kerja di bawah Kontrak ini;
(ix) apa-apa perkara yang mengenainya P.P. diberi kuasa secara nyata oleh Kontrak ini untuk mengeluarkan arahan.
7. DOKUMEN KONTRAK
(a) Dokumen Kontrak yang tersebut di atas hendaklah terus berada dalam jagaan P.P. dan hendaklah dikemukakan sebagaimana dan apabila dikehendaki oleh Kontraktor.
(b) Sebaik sahaja Kontrak ini ditandatangani, P.P. hendaklah memberi dengan percuma kepada Kontaktor (melainkan jika dia telah diberi salinan itu dahulunya):
(i) satu salinan Dokumen-Dokumen Kontrak yang diperakui benar;
(ii) dua salinan Pelan-Pelan Kontrak; dan
(iii) dua salinan Senarai Kuantiti yang belum diletakkan harga dan (jika diminta oleh Kontraktor) satu salinan Senarai Kuantiti yang telah diletakkan harga.
(c) P.P. hendaklah, sebagaimana dan apabila perlu memberi dengan percuma kepada Kontraktor dua salinan pelan-pelan kerja atau butir-butir lanjutan sebagaimana munasabahnya perlu sama ada untuk menghuraikan dna menjelaskan maksud Pelan-Pelan Kontrak atau Spesifikasi (jika ada) atau untuk membolehkan Kontraktor membina dan menyiapkan Kerja mengikut Kontrak ini. Dengan syarat bahawa tiada apa jua yang terkandung dalam pelan kerja atau butir-butir tersebut itu boleh mengenakan apa-apa obligasi lebih daripada yang dikenakan oleh Dokumen Kontrak.
(d) Kontraktor hendaklah menyimpan satu salinan Pelan-Pelan Kontrak, Spesifikasi (jika ada), Senarai Kuantiti yang belum diletakkan harga dan dokumen-dokumen lain seperti yang disebut dalam subfasal (c) Syarat-Syarat ini di Tapak Bina dan P.P. hendaklah pada setiap masa yang munasabah mempunyai akses ke atasnya.
(e) Setelah pembayaran akhir dibuat atas Perakuan Muktamad di bawah Fasal 48 Syarat-Syarat ini, Kontraktor hendaklah, jika diminta berbuat demikian oleh P.P., dengan serta-merta mengembalikan kepada P.P. semua pelan, butir, spesifikasi. Senarai Kuantiti yang belum diletakkan harga dan dokumen-dokumen lain yang seumpamanya.
(f) Tiada satu pun dokumen yang disebut terdahulu dari ini boleh digunakan oleh Kontraktor bagi apa-apa maksud selain daripada Kontrak ini.
8. KECUKUPAN DOKUMEN KONTRAK
(a) Dokumen Kontrak adalah dikira sebagai saling jelas-menjelas antara satu sama lain. Kontraktor hendaklah mengadakan segala yang perlu untuk melaksanakan Kerja dengan sewajarnya sehinggalah siap mengikut tujuan dan maksud sebenar Dokumen Kontrak pada keseluruhannya sama ada atau tidak tujuan dan maksud itu ada ditunjuk atau diperihalkan secara khusus, dengan syarat bahawa tujuan dan maksud itu hendaklah difahamkan dengan munasabahnya dari Dokumen Kontraktor itu.
(b) Jika Kontraktor mendapati apa-apa percanggahan atau pemesongan antara mana-mana dua atau lebih daripada Dokumen Kontrak termasuk percanggahan atau pemesongan antara bahagian-bahagian dalam mana-mana satu daripada dokumen-dokumen itu, dia hendaklah dengan serta-merta memberi kepada P.P. satu notis bertulis menyatakan percanggahan atau pemesongan itu dan P.P. hendaklah mengeluarkan arahan-arahan yang berkenaan dengannya itu. Dengan syarat sentiasanya bahawa percanggahan atau pemesongan tersebut tidak akan membatalkan Kontrak ini.
24. PERUBAHAN
(a) P.P. boleh menurut budi bicaranya yang mutlak mengeluarkan arahan-arahan yang berkehendakkan sesuatu perubahan dan dia boleh memberi pengesahan secara bertulis menurut Fasal 5 (c) Syarat-Syarat ini mengenai apa-apa arahan lisan yang berkehendakkan sesuatu perubahan kepada Kerja. Tiada apa-apa perubahan yang dikehendaki oleh P.P. atau yang disahkan kemudiannya oleh P.P. boleh membatalkan Kontrak ini.
(b) Istilah “perubahan” ertinya perubahan atau ubahsuaian tentang rekabentuk, kualiti atau kuantiti Kerja sebagaimana ditunjukkan dalam Pelan-Pelan Kontrak, Senarai Kuantiti dan/atau Spesifikasi, dan termasuklah tambahan, peninggalan atau penggantian apa-apa kerja. Perubahan tentang jenis atau piawaian apa-apa bahan atau barang-barang yang hendak digunakan dalam Kerja itu dan pengalihan dari Tapak Bina itu apa-apa kerja , bahan atau barang-barang yang dilaksanakan atau dibawah ke atasnya oleh Kontraktor bagi maksud Kerja itu selain dari kerja, bahan atau barang-barang yang tidak mematuhi Kontrak ini.
PROSES TENDER
2.1 Pengenalan
Di Malaysia, amalan yang biasa diamalkan ialah klien menawarkan sesuatu projek pada kelompok kontraktor di mana kontraktor tersebut masing-masing akan bersaing menyerahkan tender yang paling optimum dan keputusannya adalah terletak kepada klien untuk memilih kontraktor yang layak. Apabila tender daripada sesebuah kontraktor itu diterima oleh klien, maka wujudlah ikatan yang dinamakan kontrak antara kontraktor yang dipilih oleh klien.
Tender ialah suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang untuk melakukan kerja di samping mendapatkan persetujuan daripada pihak yang berkenaan (Saidin, 1998). Menurut March (2003) pula, proses menender merupakan proses taktikal bagi pemilihan satu-satu pihak bagi membekalkan suatu perkhidmatan, produk atau item kerja. Tanpa menghiraukan mekanisme pemilihan, proses tawaran dan pemerimaan perlu ada di dalam tender. Ia merupakan suatu proses bertaktik sebagai keputusan yang strategik terhadap suatu pihak serta skop kerja yang telahpun dikenalpasti.
Tender merupakan proses utama yang dilakukan oleh klien untuk mendapatkan kontraktor yang layak. Pemilihan kontraktor biasanya dibuat melalui pertandingan yang melibatkan perbandingan antara perkara tertentu seperti harga dan masa pembinaan. Ini adalah antara faktor utama pemilihan kontraktor selain reputasi serta pengalaman kontraktor tersebut.
2.2 Perolehan Kerajaan Di Malaysia
2.2.1 Syarat-syarat Perolehan Kerajaan
Perolehan yang melebihi RM200,000 perlu dipelawa secara tender. Tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan yang nilainya melebihi RM200,000 setahun bagi satu jenis item atau kelas jenis item, kecuali jika dibenarkan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana-mana yang berkenaan. Semua jabatan kerajaan hendaklah menggunakan syarat-syarat am tender sebagaimana ditentukan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Jika perlu sesuatu jabatan itu menambah syarat-syarat tertentu asalkan ianya tidak bercanggah dengan syarat-syarat am Arahan Perbendaharaan (A.P. 171.1). Semua perolehan yang dipelawa secara tender hendaklah dipertimbangkan oleh Lembaga Perolehan.
2.2.1.1 Kerja
Kerja merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalanraya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.
Menurut Elias (2000), sebelum sesuatu tender kerja ditender, pihak penguasa tempatan memperuntukkan sekurang-kurangnya 30% daripada nilai kerja tahunan khas untuk ditandingi di kalangan kontraktor Bumiputera sahaja dan ianya tidak termasuk kontrak kerja di bawah RM100,000.00.
Tambahan beliau lagi, pihak penguasa tempatan juga mengkhususkan semua tender bernilai RM100,000.00 kepada kontraktor Bumiputera sahaja dan mengagihkan sekurang-kurangnya 50% daripada kerja-kerja yang bernilai dari RM1000,000.00 hingga RM350,000.00 kepada kontraktor Bumiputera. Pelawaan tender dibuat kepada syarikat-syarikat tertentu mengikut had kewangan iaitu tender kerja yang kurang daripada RM10 juta dibuka kepada syarikat 100% milik tempatan sahaja. Bagi tender di antara RM10 juta hingga RM25 juta pula dipelawa daripada kalangan syarikat 100% tempatan dan syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa Malaysia iaitu syarikat yang ditubuhkan dan diperbadankan di Malaysia oleh warganegara Malaysia dengan syarat pegangan saham individu asing tidak melebihi 30% dan Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja dianggotai 100% oleh warganegara Malaysia.
Bagi tender yang melebihi RM25 juta pula boleh dipelawa daripada 100% milik tempatan, syarikat temapatan yang disenaraikan di BSKL dan syarikat usahasama yang diperbadankan di Malaysia dengan syarat pegangan ekuiti asing tidak melebihi 49% dan majoriti ahli Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah warganegara Malaysia (Elias, 2000). Tender kerja-kerja khas yang memerlukan kepakaran khusus yang tidak boleh diperolehi melalui kepakaran tempatan boleh ditender secara antarabangsa.
2.2.1.2 Bekalan
Bekalan adalah dimaksudkan sebagai barangan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ia juga merupakan input kepada sesuatu proses kerja atau perkhidmatan. Bekalan dimaksudkan adalah seperti bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.
Bagi tender yang bernilai RM100,000.00, pihak penguasa tempatan perlu mempelawa tender di kalangan syarikat Bumiputera sahaja. Tender tempatan hendaklah dipanggil berasaskan harga bersih sekiranya sumber boleh didapati di dalam negeri. Bagi tender antarabangsa, ianya hanya boleh dipelawa bagi tender bekalan yang tidak boleh diperolehi di dalam negeri atau tidak mempunyai sekurang-kurangnya lima pembekal yang berdaftar dengan pihak penguasa tempatan (Elias, 2000).
2.2.1.3 Perkhidmatan
Perkhidmatan adalah ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksana dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua seperti berikut:
Perkhidmatan Perunding
Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur, pengurusan perundangan dan perkhidmatan kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar dan pertanian.
Perkhidmatan Bukan Perunding
Perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan.
Bagi tender perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM100,000.00, pihak penguasa tempatan hendaklah mempelawa tender di kalangan syarikat Bumiputera sahaja. Tender perkhidmatan ini hendaklah dipelawa di kalangan pentender tempatan sahaja. Tender antarabangsa boleh dipelawa sekiranya didapati perkhidmatan yang hendak diperolehi tiada di dalam negeri atau tidak mempunyai sekurang-kurangnya lima syarikat yang berdaftar dengan pihak penguasa tempatan (Elias, 2000).
2.2.2 Prosedur Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja
Perbendaharaan adalah pihak berkuasa pusat bagi perolehan (bekalan, perkhidmatan dan kerja) kerajaan sama ada di Malaysia atau di luar negara dalam pengawalan, penguatkuasaan, penyeliaan, penyelarasan, penggunaan, pembahagian, penyimpanan, pemindahan antara jabatan dan pelupusan barang-barang. Selain kuasa am yang diberi kepadanya dengan nyata oleh A.P. 166.1, Perbendaharaan mempunyai kuasa khusus bagi perkara-perkara berikut yang antaranya adalah:
Menentukan kriteria, syarat-syarat pendaftaran dan mendaftarkan individu, firma, syarikat atau pertubuhan bagi membolehkan mereka berurus niaga dengan kerajaan
Membeli atau memperolehi dengan cara yang paling menguntungkan, sama ada melalui tender/sebut harga atau lain-lain
Membuat kontrak bagi perolehan jabatan dengan mengenakan terma-terma dan syarat-syarat yang paling menguntungkan
Mengambil tindakan termasuk menggantung atau membatalkan pendaftaran ke atas individu, firma, syarikat dan pertubuhan serta perunding yang didapati oleh Perbendaharaan telah bersalah kerana keingkaran dalam melaksanakan sesuatu kontrak atau prestasi tidak memuaskan daripada memasuki tender atau menyebut harga atau memberi perkhidmatan kepada kerajaan bagi suatu tempoh yang berpatutan
2.3 Proses Tender
Tender merupakan suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang bagi
mendapatkan persetujuan daripada pihak yang tertentu. Sesuatu tender merangkumi beberapa peringkat, tatacara dan prosedur yang berkenaan. Ia melibatkan proses dokumentasi, proses pemilihan dan penilaian kontraktor dan proses untuk menentukan harga kontrak terbaik yang boleh dipersetujui serta masa penyiapan yang paling relevan untuk menyiapkan sesuatu projek pembinaan (Mohamed, 2002).
Tender boleh diringkaskan sebagai satu sistem untuk memilih kontraktor bagi menjalankan kerja-kerja kontrak pembinaan. Menurut Marsh (2003), prosedur spesifik yang diadaptasi bagi sesuatu proses tender akan bergantung kepada ciri-ciri berikut, iaitu:
Jenis pentenderan yang akan dibuat
Bilangan pentender yang dipilih
Keadaan kontrak
Sama ada proses yang melibatkan peringkat tunggal atau dua peringkat
Pertanggungjawaban yang diperlukan
Nilai jangkaan tender
Lokasi pentender (tempatan atau antarabangsa)
Lokasi projek
Mekanisme pemilihan (mekanisme kualiti/harga atau harga sahaja)
Secara ringkasnya, semua prosedur pentenderan adalah mengikut set aktiviti utama yang sama, dengan aktiviti minor dihuraikan berpandukan faktor-faktor yang digariskan di atas, iaitu seperti merujuk Rajah 2.1 di bawah.
Aktiviti Major
Aktiviti Minor
Kaedah pentenderan
Dokumentasi tender
Pemilihan pentender
Prosedur pentenderan
Penilaian tender
Respon terhadap faktor-faktor
Membangunkan strategi
Program
Program untuk produksi
Dokumentasi yang perlu dimasukkan
Jemputan pra-kelayakan kepada yang pentender berkelayakan
Menilai respon
Temubual
Pemeriksaan bebas
Koordinasi dokumentasi
Mengisu tender
Pemindaan isu
Pemeriksaan tapak dan luaran
Menilai dokumentasi
Input terhadap mekanisme kualiti/harga
Temubual
Pemberian kontrak
Rajah 2.1 : Aktiviti pentenderan (Sumber : March, 2003)
Secara umumnya, tujuan utama proses menender adalah untuk memilih seorang kontraktor yang benar-benar berkelayakan dan bagi mendapatkan satu tender yang boleh dipersetujui dan diterima oleh kedua-dua pihak yang terlibat.
2.3.1 Jenis Tawaran
Terdapat beberapa jenis tender yang dipraktiskan di Malaysia. Antara yang sering diamalkan adalah tender terbuka, tender terpilih dan tender perundingan. Setiap jenis tender mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing dan perlaksanaannya adalah bergantung kepada kesesuaian dalam proses menender. Pemilihan jenis tender dalam sesuatu projek pembinaan banyak bergantung kepada beberapa faktor utama seperti saiz projek, lokasi pembinaan, kesesuaian dengan masa serta kos yang diperuntukkan, pengalaman dan sebagainya.
2.3.1.1 Tender Terbuka
Tender jenis ini terbuka untuk ditandingi oleh semua kontraktor / pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi bekalan dan perkhidmatan dan Lembaga Pembangunan Industri pembinaan Malaysia (CIDB) dan Pusat Khidmat kontraktor (PKK) bagi kerja.
Tender terbuka sering diamalkan di dalam industri pembinaan di Malaysia untuk memilih kontraktor yang berkelayakan dan untuk melaksanakan suatu pembinaan yang dirancang. Persaingan secara tender terbuka adalah lebih adil dan dapat menjamin harga tender yang ditawarkan mengikut pasaran semasa. Klien akan mengiklankan tawaran dalam akhbar-akhbar tempatan untuk menjemput kontraktor yang berminat menawarkan harga yang munasabah bagi projek tersebut.
Di dalam iklan tawaran, akan disebut tentang skop kerja yang ditawarkan dan isu-isu yang penting berkenaan projek yang akan dijalankan yang perlu diberi perhatian oleh pihak kontraktor. Iklan bagi tender terbuka juga mencakupi rangka yang terperinci tentang jenis, ukuran, program dan sifat utama kerja atau projek (Turner, 1983). Pentender akan dikenakan sejumlah wang tertentu untuk membeli dokumen tender terebut dan dokumen yang telah lengkap diisi hendaklah dihantar pada tarikh dan tempat yang telah ditetapkan.
Penawaran harga oleh kontraktor biasanya berdasarkan jumlah anggaran kasar sesebuah pembinaan berdasarkan pengalaman kontraktor itu sendiri. Harga ini termasuklah harga bahan binaan, gaji pekerja, bayaran untuk sub-kontraktor, kerja sampingan dan juga keuntungan. Harga tender yang diserahkan itu merupakan tawaran yang muktamad tanpa apa-apa perundingan dan tawar-menawar dengan pihak klien (Clough dan Sears, 1994). Semua kontraktor yang berkelayakan boleh mencuba nasib mereka untuk memenangi tender tersebut kerana klien tidak terikat untuk memilih mana-mana pentender yang menawarkan harga yang paling rendah.
Tujuan tender jenis ini adalah untuk membolehkan klien mendapatkan seorang kontraktor yang dapat menawarkan harga yang paling minimum bagi sesuatu projek pembinaan tanpa menjejaskan mutu kerja dan bahan binaan. Walaupun begitu, harga yang paling rendah tidak semestinya harga yang paling baik pada pandangan klien (Clough dan Sears, 1994). Dalam tender ini, klien yang diwakili oleh perunding arkitek, jurutera dan juru ukur bahan akan membuat pelawaan kepada kontraktor untuk menender di akhbar-akhbar.
Tender terbuka mempunyai beberapa kelebihan berbanding dengan jenis-jenis tender yang lain. Tender terbuka memberi peluang yang sama rata kepada semua kontraktor terutamanya kontraktor yang baru mendaftar dan kurang pengalaman. Ini kerana pemilihan adalah berdasarkan kos yang ditawarkan oleh setiap kontraktor. Di samping itu, ia juga tidak memerlukan kemahiran dan kelayakan yang khusus. Tender jenis ini juga tidak menggalakkan manipulasi dan pakatan harga di antara kontraktor yang memasuki tender (Milne, 1980). Tender jenis ini bersifat kompetitif dan ini boleh mewujudkan persaingan yang sihat antara kontraktor yang terlibat dan kebaikan kepada klien pula adalah dari aspek pemilihan kontraktor yang dapat menawarkan harga yang paling munasabah.
Tender terbuka tidak sesuai untuk projek yang memerlukan penyiapan segera. Kos projek mungkin akan meningkat disebabkan mutu kerja yang dihasilkan kurang berkualiti disebabkan harga tawaran yang terlalu rendah. Ini adalah amat berisiko kerana kontraktor mungkin akan membuat tuntutan yang tidak munasabah untuk mengelakkan kerugian (Mohamed, 2002).
Tender jenis ini jarang dipraktiskan oleh pihak swasta. Ini adalah kerana proses yang panjang diperlukan bermula daripada peringkat penyediaan dokumen, mengiklankan, penyediaan lukisan spesifikasi sehinggalah kepada proses penilaian dan pemilihan kontraktor yang layak yang mana berlaku pembaziran wang dan masa.
Selain itu, tender terbuka kurang menggalakkan penggunaan alatan-alatan moden kerana projek yang biasanya terlibat dengan tender terbuka adalah berkos rendah atau sederhana. Kesukaran untuk memilih kontraktor yang layak juga menjadi satu masalah bagi pihak klien kerana ia melibatkan jumlah yang agak besar dan ini membazirkan masa dan wang bagi kedua-dua pihak iaitu kontraktor dan klien.
2.3.1.2 Tawaran Terhad dan Tertutup
Tender terpilih adalah tender yang hanya dikemukakan kepada kontraktor-kontraktor yang telah dipilih oleh klien. Ini bermakna jumlah kontraktor yang boleh memasuki tender untuk tender jenis ini adalah kecil tetapi kontraktor ini dipilih berdasarkan kepada pengalaman dan kemahiran yang luas dalam sesuatu bidang. Kontraktor yang berpengalaman luas dan mempunyai kemahiran tertentu yang bersesuaian akan dikenalpasti terlebih dahulu dan hanya mereka sahaja yang akan dipelawa untuk menyertai tender. Bilangan kontraktor terpilih biasanya kecil iaitu antara 5 hingga 8 orang. Persaingan juga berlaku tetapi dalam jumlah yang kecil.
Melalui sistem tender ini, pemilihan kontraktor adalah berdasarkan lukisan lakar, senarai bahan dan juga penyediaan kontraktor binaan dan kelayakannya. Terdapat dua cara menyenaraikan kontraktor yang biasa diamalkan iaitu:
Perunding bagi pihak klien akan menyenaraikan nama-nama kontraktor yang layak. Tender hanya akan ditawarkan kepada mana kontraktor yang termasuk dalam senarai tersebut. Kontraktor yang meletakkan harga yang munasabah dan rendah biasanya akan dipilih. Proses yang telah diterangkan dalam “Kod Peraturan Pemilihan”.
Tender terpilih mengurangkan risiko kegagalan pembinaan dan mengurangkan kos penyediaan dokumen tender. Ia amat sesuai bagi kerja-kerja khas yang memerlukan kemahiran tertentu. Projek dapat disiapkan dengan baik kerana kontraktor yang berpotensi, bereputasi tinggi serta yang benar-benar layak telah dipilih di peringkat awal lagi (Mohamed, 2002).
Sistem tender terpilih juga tidak dapat lari dari kekurangannya iaitu tidak semua kontraktor mendapat peluang dalam tender jenis ini terutamanya kontraktor yang baru berdaftar dan kurang pengalaman kerana ia terhad untuk kontraktor yang mahir serta berpengalaman. Salah satu masalah yang sering timbul apabila mengamalkan tender jenis ini ialah terdapatnya pakatan harga di antara kontraktor yang disenaraikan. Klien tidak mempunyai pilihan lain jika semua kontraktor meletakkan harga yang tinggi dari kos yang ditaksir dari anggaran kasar, maka pemilihan terpaksa dibuat ke atas kontraktor yang menawarkan harga yang paling rendah antara kontraktor tetapi lebih tinggi dari kos asal. Biasanya kes ini berlaku jika kontraktor itu mengenali antara satu sama lain (Saidin, 1998).
Tender terhad hanya boleh dilaksanakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia sebelum ianya dilaksanakan. Tawaran terhad biasanya terbuka kepada semua kontraktor yang termasuk di dalam kategori yang telah dinyatakan dalam iklan tawaran. Contohnya tawaran terhad kepada kontraktor bumiputera sahaja.
2.3.1.3 Tawaran Perundingan
Dalam tender perundingan, klien akan menghantar surat kepada kontraktor tertentu untuk menjemput kontraktor tersebut menyediakan rangka perbelanjaan bagi projek yang dirancangkan. Klien akan berunding dengan seorang kontraktor secara langsung mengenai projek pembinaan yang akan dilaksanakan sebelum memilih kontraktor yang bersesuaian melalui tender perundingan. Biasanya klien akan menjemput kontraktor yang mempunyai reputasi dan rekod yang baik yang diketahui latarbelakang projek yang terlibat serta semestinya berkemahiran.
Biasanya, kos yang ditawarkan oleh kontraktor adalah lebih tinggi jika dibandingkan dengan jenis-jenis tender yang lain. Ini kerana kontraktor akan terlibat secara langsung dari peringkat awal kitaran hidup projek pembinaan sehinggalah ke peringkat penyerahan projek kepada klien. Klien akan diberi penerangan yang jelas dan terperinci mengenai kesesuaian rekabentuk, penggunaan bahan binaan, teknologi yang digunakan serta cara binaan yang boleh memaksimumkan keuntungan sesuatu projek pembinaan. Namun begitu, kos bagi membiayai proses tender adalah murah memandangkan klien telahpun mempunyai kontaktor pilihan yang dirasakan layak tanpa perlu melibatkan jemputan untuk menender yang mengambil masa yang panjang dan tanpa melibatkan kontraktor yang ramai. Terdapat dua jenis tender perundingan yang biasa dijalankan:
Tender yang diambil oleh kontraktor antarabangsa
Tender ini biasanya dijalankan untuk membina projek yang besar, berteknologi tinggi dan memerlukan kepakaran yang sangat khusus. Contohnya adalah pembinaan lapangan terbang antarabangsa, empangan hidroelektrik, bangunan pencakar langit dan sebagainya. Satu jemputan tawaran akan dikeluarkan iaitu antara kontraktor antarabangsa yang terlibat. Tujuannya adalah memberi kemudahan kepada klien untuk berhubung dengan kontraktor bagi mengetahui keupayaan dan kebolehan sebenar kontraktor bagi menjalankan projek tersebut. Kemudian, tawaran yang dihantar akan ditapis dan borang tawaran tender akan diberikan kepada kontraktor yang layak.
Tawaran oleh firma arkitek
Dalam tender jenis ini, borang tawaran hanya dikeluarkan kepada sejumlah kecil kontraktor yang terpilih atau telah menjadi anak syarikat. Segala keperluan dan perbelanjaan akan dibincangkan bersama antara kontraktor terlibat dengan firma arkitek yang dilantik dan keputusannya adalah bergantung kepada arkitek yang bertanggungjawab.
Secara umumnya, tender perundingan membolehkan perbincangan diadakan antara pihak klien dan kontraktor bagi mendapat kos yang sesuai selain kontraktor dapat memberi nasihat tentang rekabentuk, teknologi, bahan, cara pembinaan dan sebagainya.
2.3.1.4 Tender Prakelayakan
Peraturan pra-kelayakan adalah bertujuan untuk menapis kontraktor-kontraktor supaya mereka yang mempunyai pengalaman, kebolehan teknikal, kewangan secara pengurusan bagi melaksanakan sesuatu projek sahaja dibenarkan mengambil bahagian di dalam sesuatu tender yang diadakan setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia.
Secara amnya, tender prakelayakan adalah agak sama dengan tender terbuka. Perbezaannya cuma kontraktor yang akan dipilih adalah kontraktor yang mempunyai latarbelakang yang kukuh dan rekod yang baik sahaja akan dipilih berbanding tender terbuka di mana semua kontraktor mempunyai peluang sama rata. Bagi memastikan kontraktor yang dipilih mempunyai kelayakan yang sepatutnya iaitu mempunyai kepakaran kerja, modal pusingan yang cukup dan kemahiran dalam bidang tertentu, satu borang tawaran akan diberi kepada kontraktor yang memohon. Dalam borang tawaran ini kontraktor dikehendaki memberi maklumat tentang kenyataan kewangan dan pengurusan untuk memastikan latar belakang diketahui dengan jelas oleh klien (Saidin, 1998).
Notis tawaran tender prakelayakan juga sama dengan tender terbuka iaitu dibuat dengan menyatakan skop kerja dan tarikh tawaran dan butir-butir lain mengenai projek yang akan dijalankan. Tambahannya adalah klien selalunya menetapkan jangka masa pembinaan bagi projek tersebut. Selain itu, notis tawaran juga berkehendakkan kontraktor membuat pembayaran tertentu bagi menjamin semua kontraktor yang memasuki tawaran adalah bona fide (Saidin, 1998).
2.3.2 Persediaan Tender
Bagi pihak klien, suatu projek pembinaan akan berjaya jika ia memenuhi objektif projek bagi menyiapkan projek di dalam masa yang ditetapkan serta kos yang munasabah. Pembinaan juga perlu disiapkan mengikut jadual tertentu dan dibina berdasarkan kepada perancangan serta spesifikasi yang ditetapkan. Perancangan yang jelas dan terperinci perlu bagi menentukan setiap aktiviti yang dilakukan adalah mengikut apa yang telah dirancang dan dipersetujui. Beberapa persediaan tender antaranya melibatkan:
Mendefinisikan jenis kontrak yang akan ditawarkan
Menyusun dan menetapkan jawatankuasa tender yang mencadangkan pakej kontrak
Penjadualan aktiviti tender yang terlibat.
Persediaan dokumen tender
2.3.2.1 Perancangan Tender
Perancangan tender adalah amat penting bagi memastikan bahawa setiap proses tender yang terlibat dilaksanakan mengikut jadual berdasarkan pemilihan kontraktor yang berkelayakan dengan mengambilkira kriteria dari segi kualiti, kuantiti, masa serta kos. Pihak klien perlu menyediakan jadual tertentu bagi menetapkan jangkaan proses tender yang terlibat seperti tempoh penyediaan spesifikasi, pengiklanan, penilaian serta keputusan tender.
2.3.2.2 Penyediaan Spesifikasi
Kementerian dan Jabatan tertentu dikehendaki menyediakan spesifikasi tender. Bagi maksud ini, Jawatankuasa Teknikal perlu ditubuhkan. Spesifikasi hendaklah secara terperinci bagi memberi gambaran secara jelas kepada pentender akan apa yang diperlukan atau yang dikehendaki. Spesifikasi tersebut hendaklah berdasarkan kepada fungsi dan prestasi dengan kepatuhan kepada piawaian antarabangsa atau serupa boleh dimasukkan ke dalam sepsifikasi tersebut.
Apabila tender atau sebut harga dipelawa, penentuannya hendaklah jelas supaya pentender mendapat gambaran mengenai kehendak-kehendak klien. Contohnya, sekiranya pihak JKR ingin membeli kelengkapan atau jentera di mana penentuan penuh tidak dapat dikemukakan, butir-butir lain hendaklah diberikan kepada kontraktor supaya kontraktor berkenaan mempunyai suatu asas yang saksama untuk menyertai tender. Misalnya, jika suatu kelengkapan dikehendaki, keupayaan minimum kelengkapan berkenaan perlulah dinyatakan dan terpulanglah kepada kontraktor untuk memberi butir-butir kelengkapan yang mereka tawarkan beserta dengan harga.
Nama dagangan atau nama jenama tidak boleh digunakan dalam penentuan tender. Spesifikasi yang menjurus kepada sesuatu jenama atau negara ditegah sama sekali. Jika ini tidak dapat dielakkan, ungkapan atau persamaan hendaklah ditulis selepas nama dagangan atau nama jenama di atas dokumen tender itu (A.P. 174.1). Pentender boleh membantah di dalam 14 hari dari tarikh tender diiklankan jika spesifikasi tersebut menjurus kepada sesuatu jenama. Ringkasnya, spesifikasi yang tepat perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan pentender mendapat gambaran sebenar apa yang dikehendaki oleh klien di dalam sesuatu tender.
2.3.3 Prosedur Penyediaan Tender
Tender ditawarkan apabila adanya keperluan untuk projek tersebut contohnya sesebuah kawasan itu memerlukan sekolah, maka cadangan akan dikemukakan kepada pihak JKR Daerah Johor Bahru. Proses penyediaan Dokumen Meja Tender (DMT) bermula apabila pelan-pelan akan diterima daripada Jabatan Arkitek ataupun arkitek yang dilantik. Dari sini, segala kerja-kerja akan diprogramkan iaitu menentukan item untuk kos utama (PC) dan Provisional Sum dan seterusnya menganggarkan jumlah untuk PC dan Provisional Sum itu. Nilai anggaran ini kemudiannya akan dimasukkan ke dalam anggaran kos projek.
Draf ringkasan tawaran dan tambahan kepada penentuan juga akan ditentukan. Selain itu juga, borang-borang yang berkenaan juga disusun dan dihantar untuk ditaip dan kemudiannya dikumpul, disusun dan dihantar untuk dijilid. Setelah anggaran kasar kos sesuatu projek itu diperolehi, anggaran tersebut akan dihantar ke ibu pejabat JKR di Kuala Lumpur untuk menentukan jenis tender. Selain itu, ia juga dihantar ke Bahagian Kewangan untuk mendapatkan pengesahan peruntukan. Ini untuk memastikan projek tersebut tidak melebihi dari peruntukan yang disediakan.
Setelah mendapat pengesahan daripada Bahagian Kewangan, anggaran kos tersebut akan dimasukkan ke dalam bahan yang telah dijilid. Namun begitu, hendaklah dipastikan bahawa Bahagian Kewangan telah meluluskan pengesahan peruntukan kerana masalah akan timbul apabila projek bermula.
Setelah itu, dokumen tender dan DMT boleh disediakan dan maklumat ini akan disemak semula oleh ibu pejabat JKR untuk penentuan tender. Dalam dokumen tender dan DMT itu hendaklah dipastikan kelas, tajuk dan tajuk kecil selain daripada tempoh untuk pengiklanan serta bilangan tender. Tender kemudiannya akan diiklankan ke dalam akhbar-akhbar tempatan.
Dokumen tender akan dikenakan sejumlah bayaran yang berpatutan kepada kontraktor seperti yang digariskan oleh Jabatan Perbendaharaan Malaysia. Menurut Rafiza (2002), jumlah bayaran tender dokumen boleh dikira berdasarkan perkara-perkara berikut:
Spesifikasi, senarai kuantiti dan dokumen-dokumen lain dalam kertas bersaiz A4 ialah RM0.75 setiap helai mukasurat.
Lukisan-lukisan dalam kertas A3 ialah RM1.40 sehelai, saiz A2 ialah RM7.00, saiz A1 ialah RM13.00 sehelai manakala saiz A berharga RM16.00 sehelai.
Setiap set dokumen tender adalah tertakluk kepada bayaran minimum sebanyak RM100.00 manakala bagi tender yang mempunyai lukisan dan dokumen sulit, deposit sebanyak RM10,000.00 akan dikenakan dan kemuadian akan dipulangkan semula apabila dokumen tender dikembalikan dalam keadaan yang baik
Kandungan Dokumen Tender akan meliputi syarat-syarat dan terma am, spesifikasi, salinan perjanjian, jadual harga, tempoh penghantaran, tempoh bantahan dan skop kerja yang diperlukan. Dokumen Tender bagi JKR biasanya berharga dari RM200.00 sehingga RM400.00 termasuk pelan dan lukisan spesifikasi. Kebiasaannya bagi sektor swasta, harga dokumen tender perlu juga dimasukkan wang kesungguhan yang biasanya dalam bentuk bank draf. Harganya adalah dalam lingkungan RM2000.00 sehingga RM3000.00 tetapi tidak melebihi RM5000.00, bergantung kepada saiz projek yang terlibat.
2.3.4 Deposit Tender
Pembekal atau kontraktor tempatan yang telah berdaftar dengan Kementerian Kewangan dikecualikan dari mengemukakan deposit tender. Bagi tender antarabangsa, petender asing diperlukan mengemukakan deposit tender bernilai antara RM62,500 bagi tawaran kurang dari RM5 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi tawaran bernilai RM30 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender kerja, petender dikehendaki mengemukakan deposit tender bernilai RM50,000 bagi kontrak di bawah RM10 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi kontrak kerja bernilai RM100 juta. Deposit tender adalah dikecualikan bagi tender tempatan. Bagi tender antarabangsa, deposit tender hendaklah dikenakan seperti berikut:
Jadual 2.1 : Deposit tender bekalan / perkhidmatan (A.P. 175.1)
Anggaran Nilai Tender Jumlah Deposit Tender
Hingga RM 5 juta RM 62,500
Melebihi RM 5 juta sehingga RM 10 juta RM 187,500
Melebihi RM 10 juta sehingga RM 20 juta RM 375,000
Melebihi RM 20 juta sehingga RM 30 juta RM 625,000
Melebihi RM 30 juta RM 1 juta
Jadual 2.2 : Deposit tender kerja (A.P. 175.1)
Anggaran Nilai Tender Jumlah Deposit Tender
Hingga RM 10 juta RM 50,000
Melebihi RM 10 juta sehingga RM 20 juta RM 150,000
Melebihi RM 20 juta sehingga RM 50 juta RM 350,000
Melebihi RM 50 juta sehingga RM 100 juta RM 750,000
Melebihi RM 100 juta RM 1 juta
Bagi pentender tempatan yang mendapat pengecualian daripada pendaftaran, deposit tender hendaklah dikenakan sebanyak 2.5% daripada harga tawarannya atau maksimum RM10,000. Semua deposit tender hendaklah dalam bentuk draf bank/jaminan bank (A.P. 175.1).
Oleh kerana pentender tempatan tidak dikenakan deposit, sekiranya kontraktor menolak tawaran setelah tawaran dibuat kepadanya dalam tempoh sah laku tawaran berkenaan, tindakan penggantungan pendaftaran akan diambil terhadap mereka. Kontraktor tersebut akan digantung oleh Perbendaharaan daripada mengambil bahagian dalam tender kerajaan selama dua tahun bagi kesalahan pertama dan lima tahun bagi kesalahan kedua. Untuk kesalahan ketiga, pendaftaran syarikat berkenaan akan dibatalkan, seterusnya nama pemilik modal atau ahli Lembaga Pengarah disenaraihitamkan (A.P. 175.1).
Dalam pelawaan tender hendaklah disyaratkan bahawa bagi mereka yang dikenakan bayaran deposit tender, jika pentender enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju terima atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat, maka deposit tendernya akan dirampas. Ini adalah bagi memastikan bahawa pentender benasr-benar serius dalam menender sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja. Deposit tender bagi pentender yang tidak berjaya hendaklah dipulangkan setelah tender itu disetuju terima oleh pentender yang berjaya atau selepas tamat tarikh sah laku tender. Deposit pentender yang berjaya akan dikembalikan selepas bon perlaksanaan diterima.
Dalam AP. 176.2 menyatakan bahawa sebelum sesuatu kontrak bekalan atau peerkhidmatan yang nilainya melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM500,000 disempurnakan, kontraktor yang berjaya hendaklah memberi Bon Perlaksanaan sebanyak 2.5% daripada jumlah harga kontrak. Bagi kontrak yang melebihi RM500,000 pula, Bon Perlaksanaan yang diperlukan ialah sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak. Untuk kontrak bekalan atau perkhidmatan bermasa yang berkuatkuasa selama dua tahun atau lebih, peratus Bon Perlaksanaan hendaklah dikira mengikut harga anggaran kontrak bagi setahun sahaja dan tidak daripada keseluruhan harga kontrak. Walaubagaimanapun, tempoh tamat Bon Perlaksanaan tersebut hendaklah meluputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.
2.3.5 Proses Memasuki Tender Penguasa Tempatan Oleh Kontraktor
Tender biasanya diiklankan di dalam akhbar tempatan (Utusan Malaysia) pada hari Isnin atau Khamis. Kontraktor tidak perlu berdaftar dengan penguasa tempatan bagi menyertai tender. Sebelum menyertai tender penguasa tempatan kontraktor perlu mempunyai sijil pendaftaran dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) bagi tender kerja atau dengan Kementerian Kewangan Malaysia (KKM) bagi tender bekalan atau perkhidmatan. Kontraktor dikehendaki menyemak syarat pendaftaran untuk menyertai tender seperti di dalam iklan iaitu kelas, kepala dan sub-kepala bagi tender serta kod bidang bagi tender bekalan atau perkhidmatan. Kontraktor juga diwajibkan berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) bagi tender kerja.
MULA
Serahkan lesen kontraktor kepada Pembantu Tadbir untuk semakan dan Pembantu Tadbir akan menyediakan bil bayaran dokumen
Buat bayaran di kaunter Jabatan Kewangan
Kemukakan resit bayaran ke kaunter Bahagian Ukur Bahan & Kontrak untuk mendapat dokumen tender
Semak dokumen serta pelan (jika ada) dan pastikan ianya betul dan mencukupi sebelum meninggalkan kaunter
TAMAT
Rajah 2.2 : Carta alir penjualan dokumen tender oleh penguasa tempatan
Kelayakan kontraktor boleh dikategorikan seperti berikut:
Jadual 2.3 : Kelayakan kontraktor untuk memasuki tender penguasa tempatan
KERJA AWAM / BANGUNAN KERJA ELEKTRIK
Kelas Nilai Projek (RM) Kelas Nilai Projek (RM)
A Melebihi 10,000,000 I 1,000,001 ke atas
B 5,000,001 hingga 10,000,000 II 1,000,000 ke bawah
C 2,000,001 hingga 5,000,000 III 500,000 ke bawah
D 500,001 hingga 2,000,000 IV 150,000 ke bawah
E 200,001 hingga 500,000 V 50,000 ke bawah
F sehingga 200,000 VI 20,000 ke bawah
Sekiranya kontraktor merasakan diri mereka layak, mereka dikehendaki datang ke Kaunter Bahagian Ukur Bahan & Kontrak pada masa yang telah ditetapkan seperti berikut:
Jadual 2.4 : Masa urusan pembelian dokumen tender oleh penguasa tempatan
Hari Waktu
Isnin – Khamis 8.15 pagi – 12.30 tengahari
2.15 petang – 3.45 petang
Jumaat 8.15 pagi – 12.00 tengahari
2.45 petang – 3.45 petang
Kontraktor juga dikehendaki membawa bersama dokumen-dokumen berikut:
Sijil perakuan pendaftaran PKK atau KKM beserta salinan
Sijil pengiktirafan status Bumiputera beserta salinan (jika dikehendaki)
Surat perwakilan kuasa sekiranya kontraktor berkenaan mewakilkan kakitangan untuk mengambil dokumen tawaran
Sijil perakuan pendaftaran asal CIDB yang berkaitan
Bayaran untuk dokumen tender sama ada dalam bentuk tunai, cek, wang pos atau bank draf
2.3.5.1 Peraturan / Had Nilai Tender Oleh Penguasa Tempatan
Semua perolehan Kerajaan hendaklah dibuat daripada Kontraktor yang pendaftarannya masih berkuatkuasa. Pihak berkuasa bagi pendaftaran kontraktor dalam bidang bekalan dan perkhidmatan ialah Kementerian Kewangan manakala bagi kontraktor kerja ialah Pusat Khidmat Kontratkor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB). Pengecualian hanya dibenarkan bagi perolehan yang tidak melebihi RM10,000.00 setahun bagi bekalan dan perkhidmatan mengikut AP 184.2(a). Semua projek yang dilaksanakan di penguasa tempatan sama ada kerja, bekalan atau perkhidmatan yang melebihi RM 100,000.00 setahun perlu dipelawa secara tender.
2.3.6 Proses Memasuki Tender JKR Oleh Kontraktor
Terdapat beberapa prosedur tertentu yang perlu dilalui oleh kontraktor sebelum ia dapat bertanding untuk memperolehi tender tersebut iaitu iklan, mengisi dokumen tender dan menghantar dokumen tender sebelum tarikh tutup.
2.3.7 Iklan
Apabila mempelawa tender, publisiti yang seluas-luasnya hendaklah dibuat supaya semua pembekal yang bona fide berpeluang untuk menyertai tender dan dengan yang demikian membolehkan kerajaan memperolehi tawaran yang terbaik. Tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang-kurang satu akhbar harian utama berbahasa Melayu. Walaubagaimanapun, untuk tender antarabangsa, sekurang-kurangnya di dalam dua akhbar, di mana satu berbahasa Melayu dan satu berbahasa Inggeris pemberitahuan juga dihantar kepada kedutaan dan Pesuruhjaya Tinggi negara-negara yang sesuai dan boleh mengambil bahagian di dalam tender tersebut. Bagi tender yang diuruskan oleh Kementerian Kewangan, iklan tender juga akan dipaparkan di dalam laman web BPPK. Pentender diberi tempoh tidak kurang dari 21 hari bagi tender tempatan. bagi tender antarabangsa, tempoh tersebut adalah tidak kurang dari 56 hari.
Walaupun publisiti meluas digalakkan bagi urusan tender, pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambilkira. Sekiranya kontraktor yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang adalah diketahui tidak melebihi lima kontraktor, iklan tidak perlu dibuat (A.P. 172). Dalam hal demikian, kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Setelah mendapat kelulusan, pemberitahuan tender kepada kontraktor yang diluluskan hendaklah dihantar melalui surat berdaftar (A.P. 172) .
Iklan tender dikeluarkan pada setiap minggu iaitu pada hari Isnin dan Khamis di dalam akhbar-akhbar tempatan iaitu bagi projek yang melebihi RM 100,000. Bagi projek yang nilai tendernya kurang RM 100,000, sebut harga akan dipamerkan pada papan kenyataan jabatan.
Kontraktor yang ingin memasuki tender perlu menyemak keperluan kerja, kelayakan kelas, kepala dan subkepala serta masa dan tempat kepala. Juga perlu dipastikan tarikh tutup tawaran serta jumlah wang cagaran dan wang tebusan.
Di samping keperluan di bawah Arahan Perbendaharaan bagi publisiti tender, kenyataan tender hendaklah juga menyatakan bahawa dokumen tender hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berlakri dan dituliskan rujukan tertentu supaya boleh dikenali sebelum ianya dibuka. Waktu tender ditutup bagi penerimaan hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengahari pada hari bekerja.
2.3.8 Mengisi Dokumen Tender
Cara mengisi sesuatu borang tender adalah penting untuk menjamin Dokumen Tender dari kontraktor tersebut sah dan layak memasuki tender. Kontraktor hendaklah membuat perkiraan awal sendiri untuk dibandingkan dengan quotation dari JKR dan seterusnya dapat memberikan harga yang kompetitif. Bagi dokumen tender yang menggunakan senarai kuantiti (BQ), hendaklah dipastikan kadar harga dan mendarabkan kuantiti dengan betul.
Kesilapan yang kecil sekalipun seperti mengisi jenama peralatan tidak seperti yang dihargakan adalah perlu dielakkan. Kontraktor juga perlu memastikan jumlah senarai kuantiti atau ringkasan tawaran dipindahkan dengan betul ke Ringkasan Tender dan seterusnya ke Borang Tender. Akhir sekali, kontraktor perlu mencatatkan harga tender, tempoh kerja dan kemudiannya menandatangani Borang Tender.
Dokumen Tender akan dijual mulai tarikh iklan tender tersebut dibuat di dalam akhbar tempatan. Hanya kontraktor/pembekal yang memenuhi syarat-syarat pendaftaran dalam bidang yang berkenaan dibenarkan membeli Dokumen Tender tersebut. Bagi tender antarabangsa, pengecualian diberikan dari syarat-syarat keperluan pendaftaran.
2.3.9 Penutupan Tender
Tender mahupun sebut harga yang diterima tanpa dibuka hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran berkunci. Peti tawaran hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti akan dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan Jabatan berkenaan. Keselamatan peti tawaran hendaklah sentiasa dijaga.
Biasanya tempoh antara penyediaan tender hingga penutupan tender adalah minima antara 21 hari. Namun tempoh ini akan lebih lama jika membabitkan projek yang lebih besar kosnya. Sebelum menghantar sesuatu dokumen tender itu, kontraktor hendaklah menyemak pada iklan tarikh tutup dan tempat mengemukakan tender kerana ia mungkin berbeza dengan tempat membeli tender. Kontraktor juga perlu memastikan tajuk dan nombor projek dicatatkan di luar sampul surat tender.
Borang Tender hendaklah dimasukkan ke dalam peti yang bertulis tajuk projek berkenaan sebelum pukul 12 tengahari. Begitu juga jika borang tersebut dihantar melalui mel udara. Penghantaran borang tender selepas masa dan tarikh tersebut tidak akan dilayan. Satu lagi perkara penting dalam menghantar Borang Tender adalah elakkan menggabungkan 2 tender dalam 1 sampul walaupun kedua-dua tender tersebut mempunyai tarikh tutup yang sama kerana projek yang berlainan mempunyai peti yang berbeza dan dalam kes ini kerugian adalah bagi pihak kontraktor itu sendiri.
2.4 Kontrak
Kontrak ialah satu perjanjian yang terjalin apabila satu pihak bersetuju untuk menerima tawaran daripada satu pihak yang lain (Saidin, 1998). Ianya merupakan satu persetujuan bertulis berdasarkan perjanjian yang boleh dikuatkuasakan oleh undang-undang yang mengikat kedua-dua belah pihak yang berkontrak yang terlibat iaitu klien dan kontraktor. Kontrak merupakan elemen yang sangat penting dalam industri pembinaan kerana terdapatnya proses kerjasama antara pelbagai pihak bagi mewujudkan tujuan persetujuan yang dipersetujui. Dalam projek-projek kerajaan, jika didapati perlu atau sesuai untuk mengadakan satu kontrak formal, kontrak itu hendaklah dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 (disemak 1973).
Sebelum sesuatu kontrak kerja dimulakan, kontraktor hendaklah mengemukakan Bon Perlaksanaan sebanyak 5% daripada keseluruhan kontrak. Bon Pelaksanaan yang dikemukakan hendaklah dalam bentuk Jaminan dari bank berlesen di bawah akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang menjalankan perniagaan di Malaysia atau Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat insurans berlesen di bawah Akta Insurans 1963. Bon Perlaksanaan yang dikeluarkan dalam bentuk Jaminan Insurans hendaklah bagi kontrak kerja yang bernilai tidak melebihi RM1 juta. Bagi nilai melebihi RM1 juta, jaminan hanya boleh dikemukakan dalam bentuk Jaminan Bank sahaja.
Jenis-jenis kontrak yang biasa dipraktiskan di Malaysia mempunyai 4 jenis iaitu kontrak Lump Sum (Gumpalan/Harga Pukal), kontrak Measure & Value (Ukur dan Nilai), kontrak Cost Reimbursement (Kos Pembayaran Ganti) dan kontrak Turnkey.
2.4.1 Kontrak Lump Sum
Kontrak Lump Sum boleh dilaksanakan dalam tiga cara. Pertamanya berdasarkan kepada lukisan spesifikasi yang disertakan dengan spesifikasi. Biasanya kontrak ini digunakan untuk kerja yang memerlukan projek disiapkan cepat dan lukisan spesifikasi yang disertakan adalah kurang memuaskan untuk mendapatkan ukuran yang tepat. Ini menyebabkan kontraktor terdedah kepada risiko yang tinggi.
Kontrak Lump Sum berdasarkan lukisan dan senarai bahan digunakan untuk projek-projek yang bernilai lebih RM I juta. Dengan menggunakan kaedah pengukuran yang tepat berdasarkan pelan yang disediakan, kedua-dua pihak yang terlibat dapat merasai keadilan. Jenis kontrak seperti ini juga akan memudahkan pembayaran kemajuan kerja dan untuk kerja-kerja ubahsuai (Saidin, 1998).
Kontrak Lump Sum berdasarkan kepada lukisan dan jadual kadar harga pula digunakan jika masa tidak mencukupi untuk menyediakan dokumen-dokumen lain dan kebanyakan projek ini mengikut harga yang ditetapkan kontraktor. Ia juga kadangkala digunakan dalam kerja penyelenggaraan bangunan. Menurut Saidin (1998), kontrak Lump Sum jenis ini juga telah diubahsuai secara umum yang boleh dibahagi kepada dua kategori iaitu:
Kontrak Fixed Price – merangkumi penetapan terhadap kerja-kerja kecil di dalam kontrak tersebut serta harganya tidak boleh diubah setelah kontrak ditandatangan.
Kontrak Firm Price – boleh dibuat perubahan terhadap harga tetapi tidak boleh mengubah jumlah besar kontrak tersebut.
2.4.2 Kontrak Measure and Value
Kontrak jenis ini secara khususnya digunakan bagi bangunan-bangunan yang besar serta perlu dirahsiakan daripada pengetahuan masyarakat kedudukan bahagian-bahagian tertentu di dalam bangunan tersebut, misalnya ialah penjara dan institusi kewangan atau bank kerana faktor utama yang diambilberat adalah faktor keselamatan. Pembinaan dilakukan secara cepat di mana tiada penyediaan lukisan spesifikasi yang setara dan senarai bahan bagi tujuan perlaksanaan.
Masalah yang biasa di dalam kontrak jenis ini adalah dari aspek menentukan harga perbelanjaan sebenar khususnya pada peringkat permulaan kerja. Tawaran projek adalah secara sementara atau dikenali juga sebagai provisional. Bayaran hanya dibuat setelah kontraktor yang terlibat memulakan kerja pembinaan berdasarkan pengukuran dan kerja-kerja yang telah disiapkan. Pengubahsuaian kontrak biasa berlaku dan bahagian yang dimaksudkan itu adalah (Saidin, 1998):
Lukisan, spesifikasi kerja dan jadual kadar harga – pembayaran dilakukan mengikut jadual yang telah dipersetujui terlebih dahulu antara pihak klien dan kontraktor.
Lukisan, analisa kos dan spesifikasi kerja – pembayaran bagi projek adalah berpandukan pada projek-projek lain yang setara iaitu mempunyai funsi dan bentuk fizikal yang agak sama.
2.4.3 Kontrak Cost Reimbursement
Kontrak Cost Reimbursement kadangkala juga dikenali sebagai Kontrak Cost Plus. Secara umumnya, kontrak jenis ini boleh dibahagikan kepada 3 kategori utama iaitu (Saidin, 1998):
Wang Kos Prime + Yuran Tetap
Wang Kos Prima + Peratus Yuran
Wang Kos Prima + Yuran Sasaran
Yuran yang terlibat adalah kiraan keuntungan dan perbelanjaan pengurusan manakala Wang Kos Prima merupakan kos-kos yang melibatkan kos bahan, kos pekerja dan kos peralatan atau jentera dan juga lat-alat sampingan di dalam pembinaan projek berkenaan.
Biasanya, kos pengurusan dan keuntungan telah dipersetujui terlebih dahulu dalam bentuk sejumlah peratusan tambahan ke atas kos bahan, kos pekerja dan kos peralatan. Sistem pengurusan ini amat sesuai untuk projek-projek yang sulit, kompleks dan perlu disiapkan cepat. Oleh sebab itu, para pakar perunding dan kontraktor yang mahir dan jujur diperlukan supaya projek tersebut dapat disiapkan mengikut jadual masa tanpa menjejaskan mutu kerja dengan kos pembinaan yang paling minimum.
Yuran sasaran adalah bayaran tambahan yang dipersetujui oleh kontraktor dengan juruukur bahan sebelum sesuatu surat perjanjian kontrak ditandatangani. Kadar tambahan bayaran biasanya diberikan kepada kontraktor sekiranya kontraktor tersebut dapat menyiapkan projek dengan lebih cepat dari masa yang diperuntukkan dengan memuaskan (Saidin, 1998). Cara ini dapat mendorong kontraktor melipatgandakan usaha serta berlumba untuk menyiapkan projek berkenaan.
Sebelum kadar tambahan bayaran dipersetujui oleh kedua-dua pihak, beberapa perkara penting perlu diambil perhatian serius iaitu:
Angka atau jumlah harga anggaran
Bonus atau denda yang perlu dibayar jika belanja sebenar kurang atau lebih tinggi daripada harga anggaran
Mutu kerja semata-mata untuk menjaga kualiti bagi pihak klien dan kontraktor yang mementingkan pencapaian kos daripada harga anggaran
2.4.4 Kontrak Turnkey
Dalam kontrak turnkey, pihak klien meneyrahkan sepenuhnya tanggungjawab penyiapan projek kepada pihak kontraktor. Biasanya projek-projek besar seperti pembinaan hospital, jambatan, empangan dan lebuhraya diserahkan kepada suatu organisasi atau perunding luar negeri untuk mengurus, merekabentuk serta mengendalikan projek tersebut sehingga siap mengikut masa, harga dan arahan serta kemahuan pihak kerajaan yang bertindak sebagai klien.
Kebaikan menggunakan pendekatan turnkey adalah dapat mengurangkan penglibatan klien secara langsung mengenai hal-hal yang bersangkutan dengan masalah teknikal, kecepatan dan pengawalan kos pembinaan secara keseluruhan. Penyediaan awalan, iaitu merekabentuk serta kerja-kerja pengurusan bagi pengurusan bagi projek-projek besar yang sulit lagi kompleks adalah satu tanggungjawab yang amat besar dan memakan masa yang agak lama. Menurut Uzairi (1998), terdapat dua faktor yang menyebabkan konsep turnkey diketengahkan iaitu:
Keperluan dan permintaan serta desakan yang semakin menginkat terhadap projek-projek yang sedia dalam perancangan daripada pihak-pihak tertentu
Kekurangan dari segi kepakaran teknikal serta sumber tenaga kerja
2.5 Kesimpulan
Dalam industri pembinaan, terdapat banyak jenis tender yang membolehkan klien mendapat kontraktor yang layak untuk melaksanakan projek. Setiap tender juga mempunyai kelebihan serta kekurangannya yang tersendiri. Klien boleh memilih iaitu untuk mengemukakan pelawaan tender terhadap semua kontraktor melalui tender terbuka atau hanya mengemukakan pelawaan terhadap kontraktor yang dipilih melalui tender terpilih. Tender perundingan pula lebih menguntungkan klien di mana terdapat perundingan secara terperinci antara klien dengan kontraktor sebelum bermulanya peringkat rekabentuk dan segala keperluan dibincang bersama. Tender prakelayakan pula biasanya diamalkan untuk mendapatkan kontraktor yang mempunyai kemahiran tertentu sahaja. Walaupun begitu, keputusan untuk memilih jenis tender yang ditawarkan bergantung juga kepada jenis, kos serta keperluan projek tersebut. Lebih besar serta kompleks projek tersebut, lebih tinggi risiko yang perlu ditanggung oleh klien.
Secara umumnya, prosedur dalam proses tender adalah boleh dikatakan tiada bezanya di antara praktis JKR dan penguasa tempatan kerana kedua-dua Jabatan masih mempraktikkan landasan yang digariskan di dalam Arahan Perbendaharaan dan pemilihan tender yang berjaya perlu dirujuk kepada Lembaga Perolehan seperti yang ditekankan di dalam Arahan Perbendaharaan.
